Для упорядочивания и полной систематизации документооборота на предприятии или в организации требуется правильный подход. Для этих целей хорошо подходит номенклатура дел, которая может быть в самом начале разработана специалистом и затем поможет придерживаться заведенного порядка в ведении документации. Чаще всего документации, как входящей, так и исходящей достаточно много, поэтому без четкой и отлаженной системы просто не обойтись. Представим себе ситуацию, когда появляется острая необходимость в каком-либо документе, подготовленном несколько лет назад. 

Только благодаря номенклатуре дел можно отыскать требуемый документ в архиве. Номенклатура упростит поиск важного документа, сэкономит время и силы. Для хранения разного рода документов используется архивный переплет. Как правило, выделяют два уровня номенклатуры. Первый уровень для структурных подразделений какой-либо организации, второй уровень сводный. Чаще всего отдельное структурное подразделение обеспечено своей номенклатурой для удобства, для данного конкретного участка работы. Опись номенклатур всех структурных подразделений носит название сводной. Как правило, номенклатура выполняет определенные задачи.

В частности, она позволяет составлять дела, по которым в дальнейшем распределяется весь архив, присваивает делам индексы, распределяет дела по срокам хранения для последующего составления актов на списание документов. Из вышесказанного очевидно, что составление номенклатуры дел позволит упорядочить и несколько упростить работу с документами при любом их количестве. Начало осуществления деятельности любой организации следует начинать с правильно подобранной номенклатуры, чтобы в будущем не испытывать затруднений с оборотом и ведением всевозможной документации.